Crashkurs Online Kongress - Mit Planung zum Erfolg

Crashkurs Online Kongress – Mit Planung zum Erfolg

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Das Modell Online Kongress hat in den vergangenen 3 Jahren Einzug nach Deutschland, Österreich und die Schweiz gehalten. Online Kongresse kommen ursprünglich aus dem amerikanischen Sprachraum und haben dort bereits vorher viele Menschen erreicht und begeistert. Selten konnte ein bewegendes und interessantes Thema einer breiten Masse über das Internet so gut transportiert werden, wie mittels dieses Formats. Doch wie funktioniert es eigentlich und was steckt hinter diesem Schlagwort Online Kongress?

Dieser Artikel soll einen Überblick über das Konzept dieses Mediums vermitteln und gleichzeitig einen Einstieg geben. Weiterhin soll auf die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Aufgaben bei der Planung eingegangen werden. Abschließend werden die Grundzüge einer möglichen technischen Realisierung vermittelt und Faktoren zur Auswahl geeigneter Webanwendungen herausgestellt.

Ein weiteres Ziel dieses Artikel soll es sein, einem größeren Nutzer-Kreis die Informationen zum Konzept Online Kongress näherzubringen und diese dafür zu sensibilisieren, ob es für sie ein geeignetes und passendes Modell darstellt. Viele Anbieter auf dem “Online Kongress Coaching Markt” ködern potentielle Veranstalter mit herausragenden Versprechungen und verkaufen ihre Dienstleistung im gleichen Zug zu utopischen Preisen. Hat der unbedarfte Interessent erst einmal dem Coaching zugesagt, so hat er bereits zu Beginn einen Kostenfaktor, der erst einmal refinanziert werden möchte.

Überblick Online-Kongress

Wie bereits zuvor kurz angedeutet wollen Online Kongresse ein spezifisches Thema einer möglichst großen Teilnehmerzahl vermitteln. Sie bedienen sich einer sehr großen Community von Interessenten zu einem Thema und sie leben von der Verbreitung durch diese Community (Teilnehmer).

Online-Kongresse stellen eine sehr hohe Anzahl an kostenlosen Inhalten innerhalb kürzester Zeit den Teilnehmern zur Verfügung. Diese Art von Veranstaltung lebt insbesondere von der Begeisterung für ein Thema und den Emotionen die im Rahmen der Videos bzw. Interviews transportiert werden.

Erfolgsfaktoren

Der Erfolg eines Online Kongresses hängt von mehreren Faktoren ab, aber vorrangig:

  • vom Ausmaß der Verbreitung ( Teilnehmer)
  • von der Individualität und der Einzigartigkeit des Themas
  • von der Interaktion mit den Teilnehmern
  • von der Qualität der Inhalte, Referenten / Speaker und der Interviewer
  • vom Erfolg der Werbemaßnahmen
  • vom tatsächlichen Verkauf digitaler Pakete mit den Inhalten
  • von der Stabilität und Funktionsfähigkeit der geeigneten Technik
  • von der Professionalität der Umsetzung

Funktionsweise und Ablauf

Im nachfolgenden Abschnitt soll geklärt werden, wie Online Kongresse funktionieren und wie das Konzept aus Prozess-Sicht umgesetzt werden kann.

Interviews und Videos

Online-Kongresse stellen über einen vordefinierten Zeitraum eine Vielzahl von Inhalten in Form von Interviews oder Videos zu einem konkreten Thema innerhalb (meist 1-2 Wochen) den Teilnehmern kostenlos zur Verfügung. Im Normalfall werden Interviews zwischen zwei Gesprächspartnern über das Internet (online) aufgezeichnet und für eine Ausstrahlung während der kostenlosen Kongress-Woche vorbereitet (Videoschnitt / Produktion).

Für die Interviews / Videos müssen geeignete Referenten gefunden (akquiriert) und für die Angelegenheit begeistert werden. Während der Ausstrahlung werden an einem Tag mehrere Interviews / Videos gleichzeitig gesendet, um einen Anreiz für den Verkauf der Inhalte zu schaffen. (Der Durchschnittsteilnehmer hat normalerweise keine Zeit sich 3-4 Stunden am Tag mit dem Anschauen von Videos zu beschäftigen)

Teilnahme und Kommunikation

Eine Teilnahme am Kongress wird durch Anmeldung an einem Newsletter abgebildet, die mittels Anmeldeformular über eine separate Kongress-Website erfolgt. Die Kommunikation mit den Teilnehmer erfolgt vorranging über eine Newsletter-Liste und eine Facebook-Community. Termine, Interviews / Videos, Verkaufsaktionen werden fast ausschließlich über diesen Newsletter kommuniziert, um die Teilnehmer für die Zeit vor und während des Kongresses erreichen zu können.

Akquisition und Marketing

Kongress-Teilnehmer werden auf mehrerer verschiedenen Ebenen gewonnen, vorwiegend durch

  • Nutzung der Reichweite der Kongress-Referenten
  • Facebook Werbung
  • Empfehlungen der Community
  • Affilitate-Programm
  • Give-Aways
  • weitere Werbemaßnahmen

Finanzierung und Verkauf

Eine Finanzierung des Online Kongress erfolgt durch den Verkauf einer oder mehrerer Varianten von sogenannten „Kongress-Paketen“. Ein Kongress-Paket ist ein Bündel aus einer Vielzahl von Inhalten und besteht fast immer aus:

  • Aufzeichnung aller Interviews / Videos zum gesamten Kongress-Thema (Video-Dateien)
  • Aufzeichnung aller Interviews / Videos als Audio-Dateien
  • Bonusmaterialien wie z.B. Audios, E-Books, Gutscheine, kostenlose Inhalte

Das Kongress-Paket wird möglichst mit einer Vielzahl von Inhalten ausgestattet, um einen großen Anreiz für den Verkauf zu schaffen. Es wird zusätzlich zu einem Aktionspreis (ca. 50% vom “Normalpreis“) während der kostenlosen Ausstrahlung verkauft.

Aufgaben

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Technik

Bereits am Anfang wurde erwähnt, dass der Erfolg eines Online Kongress natürlich auch von der geeigneten Technik und dessen Stabilität abhängig ist. Das Wort Online Kongress beschreibt bereits, dass ein Großteil des Aufands tatsächlich in die technische Realisierung fließt. Schätzungsweise 70% des Gesamtaufwands fließen in die technische Umsetzung. Doch welche Kernbereiche sind hier im Fokus?

  • Videos / Interviews
  • Website
  • Facebook-Page
  • Newsletter-System
  • eCommerce-System
  • Hosting

Videos / Interviews

Ziel eines jeden Online Kongress ist es natürlich das individuelle Thema den Menschen näher zu bringen. Dies ist nur möglich, wenn meine Inhalte die Zuschauer überzeugen. Daneben muss allerdings die Technik ebenso gewisse Anforderungen erfüllen, um nicht als unprofessionell nach außen aufzutreten. Schlechtes Bild und kaum verständlicher Ton sollte ebenso vermieden werden wie unzureichende Beleuchtung oder störende Geräusche / Ereignisse im Hintergrund.

Kongress-Beiträge können natürlich in verschiedenen Formen aufgezeichnet werden. Im Falle eines Interviews (Face-to-Face) muss eine geeignete Aufzeichnungstechnik genutzt werden, um beide Interview-Teilnehmer im Video festzuhalten. Dies lässt sich mit Drittanbieter Software für Skype oder z.B. auch über Zoom realisieren.

Alternativ ist es möglich Videos oder Beiträge vor Ort aufzuzeichnen, um diese entsprechend dann während des Kongresses online auszustrahlen. Auch für diese Art stellt sich die Frage der geeigneten Aufzeichnungstechnik wie Videokamera.

Egal welche Form der Aufzeichnung verwendet wird muss ein geeignetes Equipment bereitgestellt werden. Hierzu zählen u.a.

  • Videokamera / Webcam
  • Mikrofon
  • Beleuchtung

Neben der geeigneten Technik für die Aufzeichnung benötigt es auch jene für die Nachbearbeitung.

So wollen Videos optimal produziert werden. Gedanken sollte sich der Kongress-Veranstalter über Video-Schnitt und Produktion machen, damit die Interviews ansprechend für den Teilnehmer gestaltet werden. Auch für das Kongress Paket möchten im Normalfall Zusatz-Audios bereitgestellt werden, so dass diese ebenso zu erstellen sind.

Hosting

Grundvoraussetung für die eigene Kongress Website und die angebotenenen Videos sind geeignete Hosting Anbieter. Bzgl. des Website Hostings gelten alle Anforderungen die auch an eine professionelle Homepage gestellt werden. Hierbei steht natürlich das Wort Performance im Vordergrund, um Anfragen an den Webserver innerhalb kürzester Zeit verabeiten zu können, ohne das der Besucher zu lange warten muss und ggf. abspringt und die Seite verlässt.

Spezifisch für einen Online Kongress sind die erhöhten Anforderungen an das Last-Verhalten des Webservers. Die Art der Kommunikation per E-Mail hat zur Folge, dass an den Kongress-Tagen viele Teilnehmer gleichzeitig die Website besuchen werden, um sich die Videos kostenlos anzuschauen. Demensprechend muss die Technik den Ansturm vieler Besucher zur etwa gleichen Zeit verkraften ohne das die Webserver die Anzahl der Anfragen nicht mehr verarbeiten können.

Analog verhält es sich mit dem Traffic, welcher durch das Anschauen der Videos entsteht. Darum ist es nicht sinnvoll die Videos selbst auf dem Webserver zu hosten, sondern bei einem separaten Hosting Provider. Realisiert werden kann das Video Hosting z.B. mittels des Anbieters Vimeo oder über die Amazon S3 Cloud. Auch hier gibt es mehrere Anstätze, die zum Ziel führen. Hinzu kommt, dass spezielle Video Hosting Provider wie Vimeo zusätzliche Features anbieten, durch welche Videos sicherheitstechnische geschützt werden können, ohne das diese von außen an anderen Stellen eingebunden werden können.

Website

Ein zentraler Anlaufpukt für die Kongress-Teilnehmer ist die Website zum Event. Diese ist quasi das Schaufenster und stellt den zentralen Ort für die Anmeldung zum Online Kongress dar.

Welche zentralen Bestandteile benötigt also die Website?

  • Landingpage mit Newsletter-Anmelde Formular / Popup
  • Übersicht zu den Referenten / Speakern
  • bei Bedarf separate Seiten zu den Speakern mit Zusatzinfos
  • Content-Seite zum Partner-Programm (Afilliate)
  • Mitglieder-Bereich
  • Landingpages für Ausstrahlung der Videos

Technisch lassen sich diese Bestandteile natürlich auf vielen möglichen Wegen realsieren. Um Individual-Entwicklungen und noch teureren Programmieraufwand für die große Anzahl an Funktionalitäten (Features) zu vermeiden, empfiehlt sich die Verwendung des Content-Management-Systems “Wordpress”. Hierfür gibt es bereits viele vorhandene Lösungen, welches bereits WordPress standardmäßig (out-of-the box) mit sich bringt oder mittels Plugins nachgerüstet werden kann. Nichtsdestotrotz müssen durch die nachträglichen Anpassungen (Customizing) hinsichtlich Design ebenso Aufwände eingeplant werden.

Der nicht versierte Nutzer wird hier allerdings schnell an seine Grenzen stoßen, insbesondere wenn es an die Anbindung des Newletters-System oder die Realsierung des Mitglieder-Bereichs geht. Auch muss z.B. eine Schnittstelle zwischen Website (Member-Bereich) und eCommercePlattform geschaffen werden, damit Käufer automatisch Zugriff auf die erworbenen Videos im Rahmen des Kongress-Paketes erhalten. Detailarbeit wie Anpassungen am Design erscheinen auf den ersten Blick als einfach, stellen sich in der Praxis jedoch ohne Programmierkenntnisse als unüberwindbar heraus.

Facebook Page

Ein wichtiges Mittel um das Thema des Kongresses den Teilnehmern näher zu bringen, ist die Facebook-Page. Diese dient der Community als Treffpunkt und dient dem Austausch untereinander bzw. mit den Kongress-Veranstaltern. Bzgl. der Realisierung einer Facebook-Page im Kontext Online Kongress gibt es zwei grundlegende Ansätze.

Der erste beschreibt die Verwendung einer Facebook Fanpage, die jedem Interessierten frei zugänglich ist. Interessenten können die Fanpage somit jederzeit abonnieren und an den dort veröffentlichten Inhalten teilhaben. Eine andere Möglichkeit ist die Umsetzung mittels einer geschlossen Gruppe. Sämtliche Informationen werden den Mitglieder erst nach Zutritt zur Gruppe gestattet.

Die technische Einrichtung einer Facebook Fanpage ist für den normalen Benutzer gewöhnlich kein Problem. Beachtet werden müssen natürlich grundlegende Einstellungen wie z.B. Vergabe eines Fanpage Namens oder Einstellungen zum Datenschutz. Trotzdem müssen Details wie z.B. die Erstellung / Verlinkung eines geeigneten Impressums beachtet werden, welches für eine Fanpage in diesem Kontext zwingend ist.

Auch das Auftreten der Fanpage sollte natürlich optisch ansprechend gestaltet sein. Dazu gehören die Einbindung eines geeigneten Header-Banners oder die Anpassung von Tabs und dem Call-to-Action Button.

Newsletter-System

Hauptbestandteil der Technik für den eigenen Online Kongress ist ein Newsletter-System. Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Anbieter, welche ähnliche Funktionalitäten anbieten, die eine geeignete Kommunikation ermöglichen. Eine pauschale Antwort für “das beste” Newsletter-System gibt es also so nicht, da die Auswahl meist von den Anforderungen des jeweiligen Veranstalters abhängt. Doch über welche Faktoren sollte man sich Gedanken machen?

  • Empfänger-Anzahl
  • Automatisierungen
  • Anzahl E-Mail Versand
  • Design / Templates
  • Integration mit der Technik auf Website
  • Datenschutz

Die meisten Anbieter wie Klicktipp, Mailchimp oder GetResponse bieten Paketpreise pro Monat abhängig von der Größe der Empfänger-Liste an. So kostet beispielsweise das Paket mit 2800-5000 Empfängern und unbegrenztem E-Mail Versand bei Mailchimp 50,- EUR im Monat. Inkludiert ist bereits die Möglichkeit E-Mails per automatischer Regeln an ein benutzerdefiniertes Segmet zu senden.

Automatisierungen sind dahingehend hilfreich, als dass diese es ermöglichen den Kongress-Teilnehmern Informationen automatisiert und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zuzustellen. So kann bespielsweise eine Gewinn-Spiel Aktion automatisch 1 Tag nach Anmeldung über den Newsletter angekündigt werden, ohne das ein solcher Newsletter jedes Mal manuell einem definierten Teilnehmer Kreis zugesandt werden muss.

Jedes Newsletter-System bietet verschiedene Möglichkeiten E-Mails oder auch externe Anmelde/Abmelde-Formulare zu gestalten. Hierbei kann u.a. mit Templates gearbeitet werden, die als Vorlage für einzelne Newsletter zur Kommunikation genutzt werden können. Dazu wird ein Template einmalig designed und erstellt und kann dann jedes Mal erneut wiederverwendet werden.

Da das Newsletter-System eine in sich eigenständige Webanwendung darstellt, muss dieses natürlich per Schnittstelle an die Kongress-Website angebunden werden. Schließlich sollen Anmeldungen durch die Teilnehmer auch automatisch an die Newsletter-Liste übergeben werden. Dementsprechend muss auf der Kongress-Website eine API (Application Programming Interface) zur Anbindung an das Newslettersystem angesprochen werden. Dies lässt sich für viele Newslettersystem am Beispiel WordPress mittels Plugins nachträglich realisieren. Allerdings ist auch hierfür Konfigurations-Aufwand nötig.

Ein weiteres Thema, welches von vielen Kongress-Veranstaltern meist abgetan wird, ist der Datenschutz. Bei Newsletter-Anmeldung werden persönliche Daten erhoben und gespeichert. Sobald persönliche Daten von EU-Bürgern erhoben werden, sind entsprechende Richtlinien für Unternehmen innerhalb der EU und ebenso in Drittländern zu beachten (Vgl. https://www.datenschutz.org/eu-datenschutzgrundverordnung/). So bedarf es beispielsweise der expliziten Einwilligung zur Newsletter-Anmeldung mittels Checkbox. Verbindlich wird das Thema mit dem anstehenden Inkrafttreten der neuen DSGVO am 25. Mai 2018.

eCommerce-System

Wie bereits im vorangegangenen Kapitel zum Verkauf erwähnt, dient das Kongress-Paket der Finanzierung des Online Kongress. Demzufolge muss ein geeignetes System genutzt werden, über welches der Verkauf abgewickelt wird. Auch in diesem Bereich gibt es natürlich vielfältige Lösungsansätze für die Realisierung.

Eine Möglichkeit wäre die Umsetzung über einen eigenen Online-Shop mit gleicherzeitiger Anbindung eines Affiliate-Systems. Eine solche Alternative gestaltet sich jedoch fast immer als zu Kosten-instensiv hinsichtlich Implementierung und den zusätzlichen rechtlichen Regulatorien, die alle beachtet und eingehalten werden müssen. Als Shop-Betreiber muss sich das Unternehmen um viele Dinge kümmern, die viel Aufwand, Zeit und natürlich Kosten in Anspruch nehmen. Hierunter fallen u.a. folgende Aufgaben:

  • Rechnungsstellung / Stornierungen / Mahnungen
  • Zahlungsabwicklung
  • Rechtliche Rahmenbedinungen zu AGB, Widerruf, Bereitstellung der digitalen Inhalte
  • Kommunikation per E-Mail
  • Datenschutz
  • Weiteres

Darum empfiehlt sich die Verwendung einer Drittanbieter-Software, welche möglichst viele der oben genannten Anforderung abdeckt. Auch hier gibt es mehrere Anbieter wie Affilicon, Shareit, Elopage oder Digistore24, welche geeignet sind.

Das am häufigsten verwendete System ist Digistore24, welches auch ich diesbezüglich allen Online Kongress Veranstaltern empfehle. Der Grund hierfür liegt an der Art des Dienstleisters. Während sich bei Elopage der Kunde selbst um die Themen wie Rechnungsstellung, Widerrufe  usw. kümmern muss, arbeitet Digistore24 nach dem Reseller Modell. Das bedeutet, dass Digistore24 zuerst die Produkte des Anbieters (hier des Online Kongress Veranstalters) kauft und er diese wiederrum an den Endkunden verkauft. Somit muss sich als Veranstalter um deutlich weniger Aufgaben gekümmert werden.

Hinzu kommt der Vorteil, dass Digistore24 ein integriertes Affiliate-System mitbringt, anhand dessen Affiliate Partnerschaften sogar automatisch ohne explizite Einladung hergestellt werden können. Durch Generierung eine individuellen Affiliate-Links können Partner die Produkte des Kongress-Veranstalters einfach und unkompliziert bewerben. Sollte später ein Interessent ein Kongress-Paket erwerben, der ursprünglich über den Afilliate Link kam, so wird dem Partner automatisch die Provision für den Kauf zugeordnet.

Für den Verkauf eines Paketes über Digistore24 fallen natürlich auch Gebühren an, damit sich der Verkaufsanbieter finanzieren kann. Abgerechnet wird hierbei pro verkauftem Produkt. Für jeden Verkauf wird eine Provision von 7,9 % + 1 EUR Transaktionsgebühr erhoben.

Schlussendlich kann man sich als Online Kongress Veranstalter also auf seine Kernkompetenzen bzgl. des Verkaufs konzentrieren.

Anfallende technische Aufgaben sind u.a.:

  • Allgemeine Einstellungen zum Verkauf vornehmen
  • Produkt(e) konfigurieren (Preis, Provision, Banner, Bilder usw.)
  • Bestellformular erstellen (Texte, Bilder, Grafiken)
  • Zahlungsoptionen
  • Affiliate Einstellungen anpassen

Outsourcing

Um den großen Umfang an Aufgaben bewältigen zu können empfiehlt es sich Teile der Umsetzung auszulagern und von extern realisieren zu lassen. Ein Online Kongress ist im Normalfall auch ein Event, welches nicht über 1 Jahr und mehr im Voraus geplant und umgesetzt wird, sondern möchte auf Grund der Dynamik der Community und dem Wettberwerb auch verhältnismäßig rasch geplant und realisiert werden. Hat sich ein Thema herauskristallisiert und ist dieses als Wettbewerbs-fähig einzustufen, so sollte die Umsetzung auch zeitnah erfolgen.

Das Ausmaß des Outsourcings ist natürlich insbesondere auch von den Technik bzw. den Marketing Kenntnissen abhängig.

Mögliche Aufgaben die ausgelagert werden können sind u.a.:

  • Banner-Design
  • Produktion von Videos / Interviews + Trailer + Audios
  • Auswahl und Einrichtung Domain + Website Hosting
  • Auswahl + Einrichtung Video Hosting + Konfiguration
  • Website-Design + Erstellung + Member-Bereich
  • Einrichtung + Automatisierung Newsletter-System
  • Konfiguration eCommerce System
  • Werbung (Facebook, TV, Sonstige)

Fazit

Der Beitrag hat veranschaulicht, wie das Online Kongress System funktioniert, welche Faktoren zum Erfolg eines Kongresses beitragen und welche Aufgaben im Rahmen der Realisierung umgesetzt werden müssen. Dazu wurden die wichtigsten Bestandteile bzgl. der technischen Realisierung aufgezeichnet und Faktoren zur Auswahl geeigneter Webanwendungen veranschaulicht. Marketing-Aspekte zu den Themen Werbung, Landingpages oder Newsletterkommunikation wurden angerissen, könnten jedoch auf Grund des inhaltlichen Umfangs einen weiteren eigenen Artikel füllen.

Bereits der Umfang der verschiedenen Disziplinen zeigt, dass für die Realisierung eines Online-Kongresses viel Aufwand eingeplant werden muss. Insbesondere Technik und Werbung erfordern im Detail Fachkenntnisse. Eine ausreichend große Teilnehmerzahl wird nichts nützen, wenn die Videos mit schlechter Qualität aufgezeichnet und anschließend laienhaft produziert wurden, da die Teilnehmer dann nicht bereit sind das Kongress-Paket zu kaufen. Auch muss die Technik durch Funktionalität und Stabilität punkten, da sonst spätestens die Kongress-Ausstrahlung zum Disaster wird. Genauso verhält es sich mit den Aspekten des Marketings. Um neue Teilnhemer gewinnen zu können, müssen gezielt Marketing-Maßnahmen umgesetzt werden, mit denen “Kongress-Neulinge” meist nicht vertraut sind.

Sollten Sie weitere Informationen zu Online Kongressen benötigen, so biete ich Ihnen gerne meine Beratung hierzu an. Auch bei Fragen zu konkreten technischen Umsetzungen oder Marketing-Maßnahmen können Sie mich gerne kontaktieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

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